Comment exploiter le potentiel des alias dans google workspace
Dernière mise à jour : 27 nov. 2022
Envoyer et recevoir facilement des emails avec vos alias dans Gmail
Un alias est tout simplement une adresse e-mail secondaire d’un même utilisateur. Les messages envoyés à l'alias sont automatiquement acheminés vers la boîte de réception du compte de messagerie principal de l'utilisateur.
Les alias Google Workspace peuvent être très utiles pour les entrepreneurs, freelances et petites entreprises où les employés remplissent plusieurs rôles.
Par exemple, admettons que John possède une entreprise unipersonnelle qui s’appelle Corrillium; il peut créer trois alias : info@corrillium.com pour les questions des clients, facturation@corrillium.com pour gérer les factures, et ventes@corrillium.com pour gérer les ventes. Ainsi John reçoit tous les messages dans son compte de messagerie principal, john@corrillium.com.
Sur Google Workspace vous pouvez ajouter jusqu'à 30 alias pour chaque utilisateur sans frais supplémentaires.
Enfin vous pouvez aussi utiliser les alias lorsque vous avez besoin d'une adresse e-mail temporaire par exemple pour vous inscrire à un service particulier ou exécuter un projet temporaire.
Il sera ici question de vous montrer comment créer facilement un alias, et comment bien exploiter leurs potentiels.
📩 Créer vos alias
Pour créer un alias, il faut être administrateur du compte:
Dans la console d'administration Google (à l'adresse admin.google.com)…
Accédez à Utilisateurs.
Pour ouvrir la page des paramètres utilisateur, cliquez sur le nom d'un utilisateur.
Sur la gauche, sous le nom de l'utilisateur, cliquez sur Ajouter des adresses e-mail secondaires.
Cliquez sur Adresse e-mail secondaire et saisissez un nom pour l'alias (par exemple info) dans la partie de l'adresse située avant le signe @.
Enregistrez.
Vous commencez à recevoir les e-mails envoyés à cette adresse de l’alias dans un délai de 24 heures (souvent plus tôt).
Vous pourrez ensuite les supprimer aussi facilement si vous comptez ne plus les utiliser.
📬 Envoyer des mails à partir de vos alias
Maintenant que vous avez crée votre alias (par exemple info@corrillium.com) vous pouvez donner l'impression que vous envoyez un e-mail depuis un alias au lieu de votre compte Gmail principal. Voici comment procéder:
Étape 1 : Ajoutez l’alias
Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail .
En haut à droite, cliquez sur Paramètres > Voir tous les paramètres .
Cliquez sur l'onglet Comptes .
Dans la section "Envoyer un e-mail en tant que", cliquez sur Ajouter une autre adresse e-mail
Entrez un nom et l'alias à partir de laquelle vous souhaitez envoyer.
Cochez la case Traiter comme un alias
Cliquez sur Étape suivante
💡 Dans certains cas vous aurez besoin d’effectuer des étapes supplémentaires après avoir cliqué sur Étape suivante : 7.1 Cliquez sur Envoyer la vérification . 7.2 Cliquez sur Ajouter un compte. 7.3 Connectez-vous à votre compte principal. 7.4 Ouvrez le message de confirmation que vous avez reçu de Gmail. 7.5 Cliquer sur le lien.
Étape 2 : Modifier l'adresse "De"
Dans Gmail, Cliquez sur Nouveau message
Dans le message, cliquez sur la ligne "De". Vous devriez voir l’alias que vous avez crée (Si vous ne le voyez pas, cliquez sur l'espace à côté de l'e-mail du destinataire.)
Sélectionnez l'alias à partir duquel vous souhaitez envoyer.
Rédigez et envoyez.
Bravo 👏🏽, vous venez de réussir la première partie.
🗂️ Organiser vos mails en fonction des alias
Vous avez crée votre alias et vous l’avez ajouté pour pouvoir envoyer des mails à partir de cet alias. À présent il vous faut organiser votre boîte de réception afin tirer profit de vos alias. Une méthode simple est d’utiliser les Libellés et les Filtres. Voici comment faire:
Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail .
En haut à gauche, cliquez sur le Menu principal > Cliquez sur + Créer un libellé
Entrez le nom d’un de vos alias par exemple info et Cliquez sur Créer
Toujours sur le Menu principal tout à fait en bas > Cliquez sur les 3 petits points à droite du libellé que vous venez de créer > Cliquez sur Couleur du libellé pour changer la couleur
En haut à droite, cliquez sur Paramètres > Voir tous les paramètres .
Cliquez sur l'onglet Filtres et adresses bloqués
Cliquer sur Créer un filtre
Dans le champs “À” , entrez votre l’alias exemple info@corrillium.com puis Cliquer sur Créer un filtre.
Dans le fenêtre qui s’affiche cochez Appliquer le libellé: et choisissez le libellé de votre alias **(**info dans notre exemple)
Et cochez aussi Appliquer également ce filtre à :
Cliquer sur Créer un filtre
Et voilà 🏆 . Vous pouvez maintenant en un coup d’œil voir tous les mails envoyés à un alias en cliquant sur le Menu principal en haut à gauche > dans Libellés Cliquez sur le libellé que vous avez crée et vous verrez apparaître que les mails envoyés à votre alias.
Bonus 🎉
En plus des filtres et libellés que vous avez crées, vous pouvez activer l’option plusieurs boîtes de réception en procédant comme suit:
En haut à droite, cliquez sur Paramètres > Voir tous les paramètres
Cliquez sur Boîte de réception .
Dans la section Type de boîte de réception : Choisissez Plusieurs boîtes de réception
Dans Sections des autres boîtes de réception : Effacez les Requête de recherche is: starring et is:draft du tableau
Dans la Section 1 du tableau : mettez to:info pour la Requête de recherche et info pour Nom de la section (facultatif)
Dans la section Emplacement des autres boîtes de réception : vous pouvez choisir Au-dessous de la boîte de réception
Puis Cliquez sur Enregistrer les modifications
Revenez sur la boîte de réception
En scrollant vers le bas vous verrez apparaître le nouvelle boîte de réception avec l’intitulé info par exemple.
Cette fois, c’est vraiment fini 👍🏽.